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Überlassung eines Datenträgers im Rahmen einer Betriebsprüfung

Die nur mit einem pauschalen Verweis auf die GDPdU begründete Aufforderung nach § 147 Abs. 6 AO zur Überlassung eines Datenträgers im Rahmen einer Betriebsprüfung ist unverhältnismäßig (; Revision anhängig, BFH-Az. VIII R 24/18).

Hintergrund: Sind Unterlagen nach 147 Abs. 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Betriebsprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.Sie kann im Rahmen einer Betriebsprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Teilt der Steuerpflichtige der Finanzbehörde mit, dass sich seine Daten nach Absatz 1 bei einem Dritten befinden, so hat der Dritte

  1. der Finanzbehörde Einsicht in die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Daten zu gewähren oder

  2. diese Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde maschinell auszuwerten oder

  3. ihr die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen (§ 147 Abs. 6 Sätze 1 bis 4 AO).

Sachverhalt: Die Beteiligten streiten um die Frage, ob die zusammen mit der Prüfungsanordnung für die VZ 2012 bis 2014 allgemein unter Verweis auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen geäußerte Aufforderung des Betriebsprüfers, ihm einen Datenträger zu überlassen, rechtmäßig ist.

Nach Auffassung der Richter des Finanzgerichts München wurde im Streitfall der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit nicht ausreichend beachtet:

  • Der generell zu beachtende Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebietet es, dass die Finanzverwaltung in Ausübung ihres legitimen Interesses an einer Überlassung digitalisierter Daten im Rahmen einer Außenprüfung nicht übermäßig in Rechte des Steuerpflichtigen eingreift und deshalb ihre Befugnisse aus § 147 Abs. 6 AO nur in dem durch die Zwecke der Betriebsprüfung gebotenen zeitlichen und sachlichem Umfang unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen der Steuerpflichtigen am Schutz ihrer persönlichen Daten ausübt.

  • Die Aufforderung des Finanzamtes, einen Datenträger nach GDPdU zu Beginn der Prüfung zu überlassen, lässt nicht erkennen, wo Datenzugriff und Auswertung erfolgen soll, etwa nur bei der Klägerin oder auch im Finanzamt.

  • Die Aufforderung enthält auch keine Regelung darüber, ob, wo, und wie lange die durch die Überlassung des angeforderten Datenträgers erhaltenen Daten gespeichert werden sollen.

  • Der Verweis auf die GDPdU in dem streitgegenständlichen Verwaltungsakt vermag die Bestimmtheit und Verhältnismäßigkeit hinsichtlich Verwertung und Speicherung von Daten der Klägerin in zeitlicher und örtlicher Hinsicht nicht ausreichend zu begründen.

  • Zwar enthalten die GDPdU eine Begründung der Auffassung der Finanzverwaltung zum Datenüberlassung. Insbesondere regelt der im Streitfall anwendbare Abschnitt I. 1.c) der GDPdU, dass der überlassene Datenträger spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide an den Steuerpflichtigen zurückzugeben oder zu löschen ist.

  • Allerdungs enthalten die Regelungen in der GDPdU nichts darüber, wie und wo die Auswertung des überlassenen Datenträgers erfolgen soll. Es ist insbesondere nicht geregelt, ob die Auswertung und Speicherung des überlassenen Datenträgers lediglich in den Räumen der Klägerin oder in den Räumen des Finanzamtes oder eventuell auch auf Rechnern außerhalb der Diensträume des Finanzamtes, etwa auf dem Laptop des Betriebsprüfers, erfolgen kann.

  • Dies jedoch gebietet der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Denn es gilt, der Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung der Daten Rechnung zu tragen und hierbei nach Möglichkeit auch dafür zu sorgen, dass die in einem Datenträger komprimierten Daten außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen oder der Diensträume der Finanzverwaltung, etwa infolge von Diebstahl des Prüfer-Laptops nicht in fremde Hände geraten können.

  • Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebietet es auch, dass die nach § 147 Abs. 6 AO überlassenen Daten nach dem tatsächlichen Abschluss der Außenprüfung nicht weiter auf dem Laptop des Prüfers gespeichert bleiben, sondern nur noch – bis zum Abschluss eines möglicherweise stattfindenden Rechtsbehelfsverfahrens – in den Diensträumen der Finanzverwaltung gespeichert bleiben.

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