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Ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllt nicht die Anforderungen an den ordnungsgemäßen Nachweis des tatsächlichen Umfangs der Privatnutzung eines betrieblichen Kfz, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert werden (FG Düsseldorf, Urteil v. 24.11.2023 – 3 K 1887/22 H(L)).

Hintergrund:

Der als Lohnzufluss zu erfassende geldwerte Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Überlassung eines Kfz zu privaten Zwecken ist grundsätzlich nach § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG i.V. mit § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG nach der sog. 1 % – Regelung zu berechnen. Der tatsächliche Umfang der Privatnutzung wird nur berücksichtigt, wenn der Steuerpflichtige diesen durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweist. Ist dies der Fall, ist der für die Überlassung eines dienstlichen Kfz zur privaten Nutzung anzusetzende geldwerte Vorteil entsprechend dem Anteil der Privatnutzung an den insgesamt für das Kfz angefallenen Aufwendungen zu berechnen.

Sachverhalt:

Zum Betriebsvermögen der Klägerin – eine GmbH – gehörten u. a. zwei PKWs welche von dem Gesellschafter der GmbH auch zu privaten Zwecken genutzt werden durften. Die Klägerin erfasste für die private Nutzung lediglich folgende geldwerte Vorteile als Arbeitslohn: 2.344,96 € (2012), 2.000 € (2013), 2.200 € (2014) und 600 € (Januar bis März 2015). Erfasst wurde der Anteil an den Gesamtkosten, der rechnerisch auf den Anteil der privat gefahrenen Kilometer laut Fahrtenbuch entfällt.

Ein der beiden Gesellschafter führte für die Fahrzeuge elektronische Fahrtenbücher mit der Software „Fahrtenbuch Express“. Neben dem eigentlichen Fahrtenbuch wurden hiermit auch Aufstellungen über die angefallenen Kosten erstellt.

Für den Zeitraum 1.1.2012 bis 31.3.2015 wurde eine Lohnsteueraußenprüfung bei der Klägerin durchgeführt, bei der der Prüfer zu dem Schluss kam, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß ist. Die Einsichtnahme der Ursprungsdaten hat ergeben, dass die Eintragungen nicht zeitnah erfolgten, sondern eine Aktualisierung im 3 bis 6-Wochenrhythmus erfolgt ist. Das Fahrtenbuch ist deshalb zu verwerfen und der geldwerte Vorteil ist unter Anwendung der sog. 1 % – Regelung zu ermitteln.

Die Klägerin hat nach abgelehntem Einspruch gegen den erhobenen Haftungsbescheid und der Einspruchsentscheidung sodann Klage erhoben. Sie ist der Auffassung, dass die elektronischen Fahrtenbücher steuerlich anzuerkennen sind.

Hierzu führte das Finanzgericht Düsseldorf weiter aus:

• Die Überlassung eines betrieblichen Kfz durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung führt zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers und damit in aller Regel zum Zufluss von Arbeitslohn i. S. von § 19 EStG. Denn der Arbeitnehmer ist um den Betrag bereichert, den er für eine vergleichbare Nutzung aufwenden müsste und den er sich durch die Überlassung des Fahrzeugs durch den Arbeitgeber erspart (ständige Rechtsprechung, vgl. BFH, Urteil v. 15.12.2022 – VI R 44/20, BStBl II 2023, 442).
• Die dem Gericht vorgelegten Fahrtenbücher erfüllen die Voraussetzungen nicht: Zum einen fehlt die von der Rechtsprechung geforderte äußere geschlossene Form und zum anderen wurden die Fahrtenbücher nicht zeitnah geführt.
• Dem Erfordernis der zeitnahen Führung eines solchen Fahrtenbuchs wird nicht genügt, wenn die – zwischenzeitlich auf Notizzetteln festgehaltenen – Eintragungen erst mehrere Tage oder Wochen nach Abschluss der betreffenden Fahrten vorgenommen werden.

Quelle: FG Düsseldorf, Urteil v. 24.11.2023 – 3 K 1887/22